Steeds meer organisaties merken het: er zijn vrijwilligers die graag een keer komen helpen. Niet het hele jaar door, maar op incidentele basis. Als je omhoog zit en snel vrijwilligers nodig hebt (‘als je iemand nodig hebt dan hoor ik het wel’).

De flexpoolmodule in Fenna, hoe werkt dat?

• Je maakt in Fenna een groep aan van flexvrijwilligers.
  Alleen de naam en het emailadres (evt. ook het mobiele nummer, niet noodzakelijk) van de vrijwilliger zijn voldoende, je hoeft dus van deze vrijwilligers geen uitgebreide registratie van gegevens bij te houden.
• Vervolgens definieer je een activiteit, bijvoorbeeld Wie komt er helpen bij de BBQ komende zaterdag?
• Met 1 druk op de knop doe je een uitvraag richting de flexvrijwilligers.
  Zij ontvangen dan een e-mail ‘Kom je helpen?’ Als ze de app van Fenna hebben geïnstalleerd op hun telefoon ontvangen ze deze uitvraag in de app.
• Ze kunnen reageren op een knop in de email: ‘ja, ik kom’, of ‘ik kan niet’.
  Als ze de app op het telefoon hebben geïnstalleerd kunnen ze dit doen in de app. Ze kunnen hierbij nog een opmerking doorgeven, bijvoorbeeld: ‘ik moet een uurtje eerder weg’.
• Vervolgens krijg jij een overzicht in Fenna wie er allemaal kunnen en wie niet.
  Er zijn nu 2 mogelijkheden: Fenna roostert automatisch de vrijwilligers in die hebben gezegd Ja, ik kan. De 2e mogelijkheid is dat jij bepaalt wie je inroostert van de vrijwilligers die hebben gezegd: Ja, ik kom.
• De vrijwilligers die worden ingeroosterd voor de BBQ ontvangen automatisch een melding (email of SMS) dat ze zijn ingepland.
• De vrijwilligers die niet worden ingeroosterd ontvangen automatisch een melding (email of SMS) dat ze niet zijn ingepland.
• Uiteraard heb je in Fenna een overzicht van zowel de vrijwilligers die wel en niet staan ingepland, ook met een visueel rooster waarop de activiteit met alle info zichtbaar is.
• De vrijwilligers die staan ingepland ontvangen de dag ervoor automatisch een reminder (email of SMS) dat ze worden verwacht om te komen helpen (‘je staat ingepland om te helpen bij de BBQ morgen om 13h op locatie Centrum, tot dan!’).

Flexpoolmodule in Fenna samengevat

De flexpoolmodule is speciaal ontwikkeld om snel en gemakkelijk een uitvraag te kunnen doen richting flexvrijwilligers of ze kunnen komen helpen.

Je kunt de flexpoolmodule in Fenna helemaal los gebruiken, d.w.z. zonder alle andere functionaliteiten die Fenna ook heeft. Het voordeel hiervan is dat je Fenna dan alleen gebruikt voor de inroostering en nergens anders voor. Je betaalt dan alleen voor de flexpoolmodule.

Je kunt ook de flexpoolmodule in Fenna combineren met normale inroostering: al je activiteiten met vrijwilligers staan in een visueel overzichtelijk rooster, per dag per week of per maand op een scherm. Vrijwilligers kunnen zelf zien wanneer ze ingeroosterd zijn.

Het is niet nodig dat vrijwilligers de Fenna app op hun telefoon installeren. Alleen de naam en het emailadres van de vrijwilligers zijn voldoende. Eventueel ook het mobiele nummer om een SMS te kunnen ontvangen, maar dat is dus niet noodzakelijk.