Functionaliteiten

Fenna biedt standaard een groot aantal basisfuncties. Daarnaast zijn er opties die je als extra module kunt afnemen. Nog andere wensen? Stuur ons je vragen. We denken graag met je mee.

Registratie van vrijwilligers

Nieuwe vrijwilliger invoeren in Fenna. Koppeling met AFAS of een ander pakket om de basisgegevens op te halen is mogelijk.
Detailscherm met alle gegevens van de vrijwilliger.
Status vrijwilliger registreren: Actief, Aanvraag, Tijdelijk niet actief, Gestopt, Afgewezen.
Vrijwilligers geregistreerd: voornaam, achternaam, vestigingen inzetbaar, contactpersoon, lijst van taken, status, verjaardag. Deze gegevens worden in een scherm met kolommen gepresenteerd. De kolommen in de schermen zijn te selecteren aan/uit.
Overzicht vrijwilligers Nog geen VOG ontvangen.
Intake/onboarding monitoren met de statussen van alle aanmeldingen (VOG aangevraagd, kennismakingsgesprek gehad, rondleiding gegeven, infopakket opgestuurd etc.).
Overzicht jubilea (5, 10, 12,5, 15, 20, 25, 30, 35, 40 jaar).
Overzicht van alle trainingen en van de vrijwilligers die deze gevolgd hebben.
Takenregistratie per vrijwilliger (wat de vrijwilliger gaat doen) en Zoeken op taak.
Talentenregistratie vrijwilligers (wat de vrijwilliger nog meer zou willen en kunnen) en Zoeken op talent.

Overeenkomsten en financiële gegevens

Inzicht in de door de vrijwilliger ingediende declaraties met bonnetjes. Deze kunnen hier eventueel ook geüpload worden.
Declaratie vrijwilliger goedkeuren en mailen naar financiële administratie. Automatische koppeling met financieel pakket is ook mogelijk.
VOGs, CV’s, en vrijwilligerscontracten uploaden en bewaren.
Vrijwilligersovereenkomsten genereren en versturen: De vrijwilligersovereenkomst van de organisatie wordt als template in Fenna gezet. Met 1 druk op de knop wordt deze gepersonaliseerd.
Je kunt ook een welkomstbrief als template in Fenna zetten: voor een nieuwe vrijwilliger komt die er met 1 druk op de knop gepersonaliseerd / kant en klaar voor de betreffende vrijwilliger uit.

Communicatie met vrijwilligers

Welkomstbrief genereren en versturen.
Gemaakte afspraken per e-mail naar vrijwilliger sturen.
E-mailteksten aanmaken en bewerken.
E-mails sturen naar geselecteerde vrijwilligers (bijvoorbeeld per locatie of taak).
E-maildomein xxx@naamorganisatie.nl instelbaar als verzendadres.
Automatisch een e-mail naar vrijwilligers sturen op hun verjaardag.
E-mail alerts voor contactmomenten met de vrijwilliger (eerste werkdag, tussentijdse evaluaties, jubilea, verjaardagen).

Inzetbaarheid en indeling

Inzetbare locaties per vrijwilliger registreren.
Overzicht alle vestigingen / vrijwilligers per vestiging.
Vrijwilligers toewijzen aan een of meerdere managers (bijvoorbeeld programmamanager, locatiemanager, organisatiemanager).

Activiteiten en planning

Activiteiten aanmaken.
Overzicht van alle programma’s en activiteiten.
Agenda met ingeroosterde activiteiten.
Vrijwilligers inroosteren bij een activiteit (datum en tijd).
Een e-mail sturen aan ingeroosterde groepen vrijwilligers.

Beheer-, zoek- en exportfunctionaliteiten

Gebruiksklare inrichting van Fenna met aangeleverd Excelbestand van vrijwilligers. ‘Gebruiksklaar’ betekent onder andere inrichting met users, rollen en rechten, templates van de vrijwilligersovereenkomst, welkomstbrief en digitale verjaardagskaart.
Gegevens uit Fenna exporteren naar Excelbestand.
Uitgebreide zoekfunctie: naam, nummer, taak, activiteit, vestiging, talent, contactpersoon, manager, lijst van taken, opmerkingen, geboortedatum.
2 factor authentication via Google Authenticator app.
Online aanmeldformulier voor de eigen website met een koppeling naar Fenna; aanmeldingen worden direct in Fenna verwerkt.
3 users op niveau van organisatiemanager (rol van super user).
Onbeperkte registratie van vestigingen / locaties, vrijwilligers, taken en talenten
Overzicht van de rechten van alle medewerkers met een inlog.
Filteren van gegevens met aanmaak en opslag van eigen filters.

Training en ondersteuning beheerders

Training in gebruik van Fenna (op locatie of via Zoom / Teams).
Helpdesk Fenna 24/7 bereikbaar via telefoon en email: direct een medewerker aan de lijn, Nederlands gesproken, direct vragen beantwoorden / probleem oplossen

Flexibel uit te breiden

Fenna is flexibel uit te breiden met meerdere functionaliteiten. Hieronder een overzicht van een aantal mogelijkheden. Staat jouw wens er niet bij? Neem contact op en we kijken meteen of het mogelijk is.

Organisatie afhankelijk

Welzijnsorganisaties: registratie van cliënten (cliëntvolgmodule), mantelzorgers en verwanten.
Taalhuizen: registratie van deelnemers en vrijwilligers.
Bibliotheken: registratie van deelnemers en vrijwilligers aan Taalhuis, Voorleesbrigade en Boek aan Huis service.

Inlog en autorisatie

Inlog voor locatiecoördinatoren, teamleiders, programmamanagers, taakbegeleiders.
Uitbreiding users Alleen lezen rechten.
Uitbreiding users Lezen en schrijven.
Inlogmogelijkheid vrijwilligers lezen / schrijven.

Intranet voor vrijwilligers met online zelfservice

Contract digitaal ondertekenen.
Online declaraties indienen.
Zichzelf inroosteren bij activiteiten.
Een online handboek met instructies, informatie en filmpjes bekijken.

Werving en matching

Matching module: vraag en aanbod voor vrijwilligersklussen.
Vacatures genereren en op website plaatsen.
E-formulier voor opvragen extra informatie na aanmelding
Registratie reacties in Fenna met emailalerts.

Overig

Aanwezigheidsregistratie / presentielijsten genereren in Fenna.
Automatisch rapportages genereren in Fenna
Per vrijwilliger onbeperkt bestanden uploaden en bewaren in Fenna.
Gespreksverslagen invoeren / knop gespreksnotities maken
Ben je benieuwd wat Fenna voor jouw organisatie kan betekenen?

Samengevat

Fenna biedt in de basis veel functionaliteiten. Daarnaast is er veel flexibiliteit in het uitbreiden van de mogelijkheden. Dit kan met extra functies zoals hierboven benoemd, of met de keuze voor 1 of meer extra modules, waarvan je hier het overzicht aantreft. Maatwerk is ook mogelijk: we creëren graag de functionaliteit die jouw organisatie graag terug ziet in Fenna. Kortom, er is veel, zo niet (bijna) alles mogelijk in Fenna.